Archives publiques
Une définition générale inscrite dans la loi
Le législateur a formulé une définition générale des archives :
Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. (code du patrimoine, article L. 211-1).
La conservation de ces documents est organisée dans l'intérêt du public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche (code du patrimoine, article L. 211-2).
Observation générale : c’est le code du patrimoine qui regroupe toutes les mesures législatives et réglementaires relatives aux archives publiques et aux archives privées protégées par une mesure de classement. Le code général des collectivités territoriales ne traite désormais des archives que dans certaines occurrences très particulières qui seront évoquées ci-dessous.
Définition des archives publiques
Le code du patrimoine (art. L. 211-4) définit clairement les archives publiques. Ce sont les archives qui procèdent de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d’une telle mission, ainsi que les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels. Ces archives sont imprescriptibles et nul ne peut en détenir sans droit ni titre (art. L. 212-1).
Sont donc concernés en Moselle :
• les services déconcentrés de l'Etat. Tous les services de l'Etat - administrations et juridictions - ayant leur siège dans le département, versent leurs archives définitives aux archives départementales. Les antennes départementales des services régionaux de l’Etat dont la direction centrale est établie dans un autre département ne dérogent pas à cette règle ;
• les collectivités territoriales et les établissements de coopération communale. Le service départemental d'archives – plus couramment connu sous le nom d’archives départementales – gère les archives du Département et son directeur contrôle celles de tous les autres, notamment les communes et les établissements publics de coopération intercommunale (communautés d'agglomération et communautés de communes, syndicats intercommunaux…) ;
• les établissements publics, quelle que soit leur vocation ou leur spécialité. On vise ici principalement les hôpitaux publics, les établissements d’enseignement secondaire publics (collèges et lycées) et les établissements d’enseignement supérieur publics. Les entreprises publiques sont concernées au même titre si elles ont leur siège dans le département ;
• tous les organismes de droit privé exerçant une mission de service public, comme la caisse primaire d'assurance maladie ou la caisse d'allocations familiales de la Moselle ;
• les officiers publics et ministériels, comme les notaires (minutes et répertoires), huissiers et commissaires-priseurs ;
• les fabriques paroissiales et les consistoires qui, en Alsace-Moselle, produisent des archives publiques, à ne pas confondre avec les archives privées des Eglises, celles qui concernent la pastorale et les affaires spirituelles.
Procédures légales et réglementaires de gestion des archives publiques
Les relations entre les détenteurs d'archives publiques et le service départemental d'archives de la Moselle sont régies par le code du patrimoine (articles L. 212-2 à 10 et R. 212-1-4, 10-14 et 50-53 principalement), qui délimite la compétence des services d'archives publics et décrit les modalités de coopération entre les administrations publiques pour la collecte, la conservation et la communication des archives. Le directeur du service départemental d'archives de la Moselle, en tant que fonctionnaire de l'Etat, exerce sous l’autorité du préfet un contrôle scientifique et technique sur les archives publiques produites sur le territoire mosellan.
Visites de contrôle et séances de travail sur place
Des visites sont programmées pour connaître l'état de conservation des archives publiques et leur sort lorsqu’elles ne sont plus d’usage courant. Tous les services en cours de réorganisation sont particulièrement incités à prendre contact avec le service départemental des archives.
Des séances d'initiation des agents à la réglementation archivistique et aux techniques d'archivage sont également organisées sur demande.
L’externalisation des procédures d’archivage et du stockage des archives n’est pas proscrite par la loi, mais elle est encadrée par un régime d’homologation des prestataires par l’Etat (code du patrimoine, art. L. 212-4, II). Toute remise d’archives à un prestataire privé doit donc être précédée d’une démarche d’information du service départemental d’archives ou du service interministériel des archives. La détention d’archives publiques par une personne non autorisée peut en effet donner lieu à des poursuites pénales.
Tableaux de tri ou de gestion
Le tableau de tri ou de gestion permet d'identifier toutes les catégories de documents produits ou reçus par un service, de fixer d'un commun accord les durées d'utilité administrative et le sort à réserver à ces documents au-delà des durées d'utilité administrative (élimination, tri, conservation définitive).
Visas d'élimination
Toute élimination d'archives publiques est interdite sans le visa du directeur du service départemental d'archives. En effet, les éliminations peuvent avoir pour effet de léser les intérêts des collectivités ou des citoyens. Des poursuites pénales sont prévues en cas de destruction sans visa d’archives publiques, de même que leur détention sans autorisation dans un bâtiment privé.
Télécharger le bordereau d'élimination.
Versements
Le versement est une obligation légale (code du patrimoine, at. L. 212-4) : c'est le transfert de documents à valeur juridique ou historique mais n'ayant plus d'utilité immédiate pour le service qui les a produits au service public d’archives compétent.
Les archives de l’Etat et du Département, les archives des organismes de droit privé exerçant une mission de service public dans le département, les minutes et répertoires des officiers publics et les archives des établissements publics du culte sont versées aux archives départementales. C’est ce dont on traitera dans le détail dans le dernier alinéa de cette rubrique. Les archives de la Région sont versées aux archives régionales, les archives communales et les archives des établissements publics de coopération intercommunale aux archives des communes ou des EPCI eux-mêmes (voir ci-dessous), les archives hospitalières, sauf dépôt des archives anciennes définitives, sont conservées par les établissements eux-mêmes.
Pour un versement aux archives départementales, télécharger le bordereau de versement.
La procédure de versement aux archives départementales commence par un contact écrit ou téléphonique qui permet de prendre connaissance des modalités de versement et du nom du correspondant désigné aux archives départementales pour organiser le versement des archives relevant de telle ou telle compétence administrative. Elle se poursuit par l’envoi à
Communes et établissements publics de coopération intercommunale
En application de l’art. L. 212-6 du code du patrimoine, les communes, comme les autres collectivités territoriales, sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent la conservation et la mise en valeur, conformément à la législation applicable en la matière sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat. Le cas des établissements publics de coopération intercommunale sera évoqué plus en détail ci-dessous mais ce qui suit est applicable à leurs archives, qui sont des archives publiques comme les autres.
Le contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des régions, des départements et des communes porte sur les conditions de gestion, de collecte, de tri, d'élimination des documents courants, intermédiaires et définitifs et sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Il est notamment destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l'unité des fonds et la mise en valeur du patrimoine archivistique. Il s'exerce sur pièces et sur place.
Vous pouvez vous reposer sur les textes suivants :
Tri et conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales
Tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activités spécifiques
Arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics
Traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945
Les collectivités territoriales doivent informer le préfet de tout sinistre, soustraction ou détournement d’archives (code du patrimoine, art. R. 212-53).
Un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives, accompagné d'un récolement, est établi à chaque renouvellement de municipalité et donc d’organe délibérant et d’exécutif d’EPCI.
Télécharger un formulaire de procès-verbal de récolement.
Rappel important : la règlementation en matière d'élimination s'applique pleinement aux communes et aux EPCI (télécharger un formulaire bordereau d'élimination, à soumettre au directeur du service départemental d'archives en deux exemplaires).
Le dépôt des archives communales
Communes de moins de 2000 habitants. En application de l’article L. 212-11 du code du patrimoine, est autorisé le dépôt des archives communales aux archives de l’établissement public de coopération intercommunale dont fait partie la commune ou aux archives d’une des communes de cet EPCI, moyennant la signature d’une convention ; le dépôt aux archives départementales des registres de l’état civil ayant plus de 120 ans et les autres documents de plus 50 ans n’ayant plus d’utilité administrative est également possible. Cette mesure, modifiée depuis sa mise en place initiale en 1970, a permis d’éviter des pertes de documents et a allégé la tâche des secrétariats de mairie.
Les documents mentionnés aux articles précédents, déposés par le maire, restent la propriété de la commune (code du patrimoine, art. L. 212-14). La conservation, le classement et la communication des documents d’archives communales déposés aux archives départementales sont assurés dans les conditions prévues pour les archives départementales proprement dites (code du patrimoine, art. R. 212-58).
Commune de 2000 habitants et plus. La faculté de dépôt décrite ci-dessus est ouverte dans des conditions comparables aux communes de plus de 2000 h, moyennant la signature d’une convention, que le dépôt ait lieu aux archives de l’établissement public de coopération intercommunale ou aux archives départementales (code du patrimoine, art. L. 212-12).
Les établissements publics de coopération intercommunale
Les EPCI doivent assurer la conservation de leurs archives même si la loi leur permet aux de confier la gestion des archives communautaires à l’une des communes qui en sont membres (art. L. 212-6-1 du code du patrimoine). Cette faculté donne lieu à l’établissement de conventions dont le service départemental d’archives doit être informé au titre du contrôle.
Les plus anciens établissements publics de coopération intercommunale sont les syndicats d'adduction d'eau potable. Après 1945 ont été constitués des syndicats de voirie (regroupant les communes de l'aire d'activité d'une subdivision de l'équipement), à la fin des années 1960, des syndicats scolaires pour la construction et la gestion des collèges et mêmes des lycées. Les syndicats d'aménagement et les syndicats à vocation touristique sont plus récents, généralement postérieurs à 1975. Les districts, créés au milieu des années 1970, ont été remplacés par des communautés de communes et d'agglomération au 1er janvier 2002. La réorganisation du réseau des EPCI découle de la loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République.
Lorsqu’un EPCI est dissout, ses archives dont dévolues à la structure qui reprend ses compétences. Les transferts d’archives doivent être organisés afin que les dossiers, donc les informations et les droits qu’ils véhiculent, ne soient pas égarés
Les archives hospitalières
Les volumes considérables de documents produits par les services de santé et le caractère personnel et sensible de certains d’entre eux imposent une vigilance particulière dans la gestion des archives hospitalières. Le code de la santé publique comporte d’importantes dispositions complémentaires de celles du code du patrimoine en matière d’archives de la santé. Il convient toutefois de rappeler qu’elles ne se composent pas uniquement de dossiers de patients et qu’elles contiennent aussi des documents à caractère administratif, patrimonial et financier, dont les règles de tri relèvent du droit commun. Le dépôt aux archives départementales des archives anciennes (en général : avant 1950) des établissements hospitaliers est une mesure de sauvegarde utile.
Le service interministériel des archives de France a mis en ligne sur son site des circulaires relatives au tri et à la conservation des archives des établissements publics de santé.
L'Ascodocpsy (réseau documentaire en santé mentale) propose également sur son site un guide des archives hospitalières recensant la législation et proposant une bibliographie ainsi qu'une sélection de sites web.
Pour un versement aux archives départementales, télécharger le bordereau de versement.
Qu’elles soient produites par l’hôpital public ou par des établissements privés chargés d’une mission de service public de santé, les archives hospitalières ne peuvent être éliminées sans le visa du directeur des archives départementales (télécharger un formulaire bordereau d'élimination, à soumettre au directeur du service départemental d'archives en deux exemplaires).
